23/03/2009
No habiéndose presentado alegaciones a la aprobación inicial del Reglamento
de Funcionamiento del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Totana, por acuerdo
de Pleno de 24 de junio de 2008, queda aprobado definitivamente.
El texto aprobado es el siguiente:
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DEL
AYUNTAMIENTO DE TOTANA
Exposición de motivos
Capítulo I. Disposiciones generales.
Artículo 1. Definición de archivo.
Artículo 2. Definición de documento.
Artículo 3. El Patrimonio Documental Municipal.
Artículo 4. Adscripción del archivo.
Artículo 5. Del sistema Municipal de Archivos del Ayuntamiento de Totana
Artículo 6. Funciones del Servicio de Archivo
Artículo 7. De los Archivos de Oficina
Artículo 8. De las funciones del personal
Capítulo II. De la gestión documental
Artículo 9. Gestión documental
Sección 1.ª Del ingreso de los documentos
Artículo 10. Transferencias
Sección 2.ª Del tratamiento archivístico
Artículo 11. La documentación recibida en el archivo
Artículo 12. Identificación.
Artículo 13. Clasificación.
Artículo 14. Ordenación.
Artículo 15. Valoración.
Artículo 16. Descripción.
Sección 3.ª De la Selección y eliminación documental
Artículo 17. Selección y eliminación.
Artículo 18. Las oficinas y la eliminación
Capítulo III. De la conservación de los documentos
Artículo 19. Instalaciones.
Artículo 20. Del control y estado físico de los documentos.
Capítulo IV. Del acceso a los documentos y archivos.
Artículo 21. Clasificación de los documentos.
Artículo 22. Acceso a los documentos.
Artículo 23. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de los
ciudadanos.
Artículo 24. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de los
investigadores.
Artículo 25. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de los
miembros de la Corporación.
Artículo 26. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de las
oficinas municipales.
Artículo 27. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de otras
administraciones.
Artículo 28. Información y difusión
Artículo 29. Calidad
Artículo 30. Relaciones Externas
Disposiciones finales
Primera
Segunda
Tercera
Exposición de motivos
Es Objeto del presente reglamento la creación del Sistema Municipal de
Archivos del Ayuntamiento de Totana, para proporcionar un servicio integral
de archivos y conseguir que la función del archivo sea prestada con eficacia y
rentabilidad en el Ayuntamiento, integrándose en la estructura orgánica de
mismo. El presente reglamento fija las competencias y normas de funcionamiento
de cada una de las unidades que se integran en el Sistema Municipal de Archivos
del Ayuntamiento de Totana como órganos municipales encargados de la gestión
y tratamiento de la documentación, custodia y conservación de la misma.
El Ayuntamiento de Totana está obligado legalmente a conservar su
documentación debidamente organizada y descrita, con el fin de lograr una
gestión administrativa cada vez más transparente y eficaz, que posibilite a los
ciudadanos el derecho de acceso a la información municipal. El servicio de Archivo
Municipal es el órgano especializado del Ayuntamiento en la gestión, tratamiento
y conservación de la documentación.
El objetivo principal de este reglamento es regular el funcionamiento
interno de estos servicios, su relación con las distintas unidades administrativas
municipales, las condiciones de acceso a su documentación por los usuarios y
conservación adecuada.
Estas funciones y otras que se consideren integrantes de este servicio se
desarrollarán conforme a lo regulado en el presente reglamento y, en su defecto,
a lo establecido en la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de Bases del Régimen
Local; el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el
Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades
Locales; la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; Ley
6/1990, de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio documental de la Región de
Murcia y la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, sobre Protección de Datos
de Carácter Personal.
Capítulo I. Disposiciones generales.
Artículo 1. Definición de archivo.
1. El archivo Municipal es el conjunto orgánico de documentos de cualquier
época y soporte material, producidos y recibidos por el Ayuntamiento en el
ejercicio de sus funciones y que se conservan, total o parcialmente, debidamente
organizados, con fines de gestión, defensa de derechos, información, investigación
y cultura.
2. El archivo es también un bien de dominio público en función de lo
establecido en la normativa vigente sobre bienes de las corporaciones locales,
pues conserva y custodia el patrimonio documental. Es por lo tanto, propiedad
del Ayuntamiento de Totana.
3. Por archivo entendemos también las distintas instalaciones donde se
reúne, custodia, conserva, organiza y difunde la documentación municipal.
Artículo 2. Definición de documento.
A los efectos de este reglamento, se entiende por documento de archivo toda
expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica,
sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los
soportes informáticos.
Artículo 3. El Patrimonio Documental Municipal.
1. Forman parte del patrimonio documental municipal del Ayuntamiento los
documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones por:
a) Todos los órganos de gobierno y de la administración del Ayuntamiento.
b) Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el
Ayuntamiento, así como las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de
servicios públicos en el municipio, en cuanto a los documentos generados en la
gestión de dichos servicios.
c) Las personas físicas que desempeñen cargos públicos en cualquiera de los
órganos de los apartados anteriores en el ejercicio de su cargo.
d) Las personas físicas al servicio del Ayuntamiento en el ejercicio de sus
funciones. Igualmente, forman parte del patrimonio documental municipal los
documentos que ingresen en el archivo por donación, compra o legado.
2. Toda persona que desempeñe funciones políticas o administrativas en
la administración municipal, está obligada a entregar los documentos que haya
generado en el desempeño de su cargo, al cesar en sus funciones, conforme
al artículo 54.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español.
Artículo 4. Adscripción del archivo.
El Archivo se adscribe a la Alcaldía, que podrá delegar en la Concejalía
correspondiente y deberá tener la autonomía que le es propia por su especialidad
funcional como unidad interadministrativa dentro de la propia Administración.
La dotación de medios materiales, humanos y económicos le corresponderá
al Ayuntamiento, y así se reflejará en sus presupuestos generales. No obstante
podrán formalizarse convenios o acuerdos con otras instituciones que supongan
una mejora temporal o definitiva de esos medios. Especialmente se potenciará
la realización de prácticas tuteladas de alumnos universitarios o de cursos
organizados por las distintas Administraciones.
Artículo 5. Del Sistema Municipal de Archivos del Ayuntamiento de
Totana
1. El ciclo vital de los documentos determina la creación de una red de
archivos, dando lugar a una sucesión de intervenciones archivísticas que se
identifican como un proceso único y continuado de gestión documental, de
manera que queden garantizados la organización, conservación y el servicio de
documentos desde las propias áreas de gestión administrativa hasta su ingreso
en el Archivo Histórico.
2. Las unidades que integran el Sistema Municipal de Archivos del
Ayuntamiento de Totana son:
a) Archivos de Oficina: en ellos se conserva la documentación producida por
los distintos Servicios y Unidades Administrativas y generada por la actividades
propias de estos órganos mientras dura la tramitación administrativa a que
hacen referencia y a los cinco años siguientes a la conclusión de su tramitación
administrativa.
b) Archivo Central Administrativo: en el se conservará la documentación
procedente de los archivos de oficina hasta los 30 años de la conclusión de su
tramitación y será tratada desde el punto de vista archivístico.
c) Archivo Histórico: Constituyen este Archivo todos los documentos de más
de 30 años cuya vigencia administrativa haya concluido y se considera de valor
histórico permanente.
Artículo 6. Funciones del servicio de Archivo.
1. El Archivo Municipal es un servicio general de la Administración Municipal,
cuya principal función es la sistematización de la gestión documental del
Ayuntamiento desde la creación del documento hasta su conservación histórica,
recibiendo, organizando y sirviendo los documentos a la propia institución y a los
ciudadanos como servicio público.
2. Según las directrices de la normativa vigente en materia de archivos, las
funciones del servicio de Archivo son:
La Gestión documental
El acceso a la documentación
Custodia, conservación y difusión el patrimonio documental.
3. La Gestión documental incluye:
a) Analizar e identificar la documentación administrativa.
b) Establecer normas reguladoras de clasificación, ordenación y tratamiento
de la documentación en todos los departamentos de la administración municipal.
c) Establecer criterios y normas para la transferencia de los documentos.
d) Efectuar las propuestas de conservación y eliminación de documentación,
de acuerdo con las leyes y normas vigentes.
e) Establecer las directrices para la correcta ubicación física de los
documentos y las condiciones idóneas que han de cumplir las instalaciones para
garantizar la seguridad de los documentos.
f) Contribuir a la eficacia de la Administración Municipal mediante la
elaboración de inventarios, catálogos, índices, repertorios y otros instrumentos
de descripción documental que agilicen las búsquedas de documentos.
g) El archivo facilitará la preparación en técnicas de archivo al personal
administrativo de las oficinas municipales.
4. El acceso a la documentación exige:
a) Establecer las condiciones del préstamo y consulta de documentos
por parte de las oficinas municipales y mantener un registro de documentos
prestados
b) Garantizar el acceso y la consulta de documentos a los investigadores,
estudiosos y ciudadanos en general.
c) Poner a disposición del público los instrumentos de descripción documental
para facilitar el acceso de los usuarios a la documentación.
5. La custodia, conservación y difusión del patrimonio documental incluye:
a) Velar por las condiciones físicas y ambientales de la documentación.
b) Fomentar la protección del patrimonio documental del municipio, tanto
dentro como fuera del Ayuntamiento.
c) Promover la difusión del patrimonio documental del municipio, mediante
actividades pedagógicas, publicaciones, conferencias, exposiciones y cualquier
actividad encaminada a su difusión y valoración.
Artículo 7. De los Archivos de Oficina
1. Como elementos base del sistema de archivos del Ayuntamiento deberá
existir un archivo de oficina por cada delegación y área.
2. Custodiarán y conservarán íntegramente la documentación de las propias
oficinas, mientras esté en trámite o sometida a continua utilización y consulta
administrativa. La documentación permanecerá en los archivos de oficina hasta
un máximo de 5 años de haber finalizado su trámite administrativo. Cuando
existan tablas de valoración de series documentales, el tiempo de permanencia
de los documentos en los archivos de oficina se adecuará al plazo indicado en
dichas tablas.
3. La custodia y conservación de los documentos existentes en los archivos
de oficina será responsabilidad del jefe del área correspondiente.
4. El personal encargado de la gestión administrativa y tramitación de
expedientes deberá de ser pulcro y cuidadoso, procurando no romper ni deteriorar
las carpetillas de los expedientes, ni hacer anotaciones indebidas en las mismas,
así como proceder, una vez concluida la tramitación, a la ordenación de los
documentos.
5. Deberá existir una persona que se responsabilice del archivo de oficina para
que ordene la documentación ya tramitada, la instale en las cajas de conservación
permanente, facilite la consulta de los expedientes al personal adscrito al área de
su competencia, y confeccione las relaciones de entrega para las transferencias
corrientes al Archivo Central, además de realizar cualquier otro tipo de actividad
relativa al tratamiento archivístico, según las directrices y normas establecidas
por el servicio del archivo.
Artículo 8. De las funciones del personal.
La dirección científica, técnica y administrativa del servicio corresponde al
archivero/a. Para la ejecución de sus funciones contará con el personal suficiente
y adecuado.
Siendo el Archivo Municipal un servicio público local, las funciones que el
responsable del mismo ha de desarrollar en cumplimiento de sus atribuciones
son:
a) Elaboración de la programación anual, con una planificación descriptiva
que vaya de lo general a lo particular.
b) Inspección y vigilancia en lo que respecta al cumplimiento de la normativa
de archivos, técnica archivística, equipamiento e instalaciones.
c) Asesoramiento y supervisión continúa del funcionamiento de los archivos
de oficina.
d) Desarrollo y estimulación del trabajo en equipo.
e) Elaborar normas reguladoras para la consulta, clasificación, ordenación y
tratamiento de la documentación en los diferentes niveles del sistema de archivos
del Ayuntamiento y controlar su correcta aplicación. Así como establecer las
normas de organización y descripción de las series documentales conservadas en
las oficinas de las distintas dependencias municipales.
f) Elaborar el cuadro de clasificación de fondos, y los instrumentos de
descripción pertinentes: inventarios, catálogos, índices, etc., para facilitar un
adecuado acceso de los usuarios a la documentación.
g) Preparar y dirigir el trabajo necesario para la informatización del Sistema
Municipal de Archivos.
h) Facilitar el acceso y la consulta de la documentación a todos los
investigadores, estudiosos y ciudadanos en general, de acuerdo con el marco
legal y normativo existente sobre esta materia.
i) Contribuir a una mayor eficacia y mejor funcionamiento de la Administración
municipal facilitando de una manera rápida y pertinente la documentación
necesaria para la resolución de los trámites administrativos.
j) Proponer a los órganos de gobierno y aplicar los plazos de conservación de
la documentación, aconsejando programas de selección y eliminación controlada
de documentos.
k) Vigilar la utilización de los documentos por los usuarios y el mantenimiento
de su origen e integridad, evitando extravíos o deterioros o incorporaciones
innecesarias, velando contra el expolio del Patrimonio Documental Municipal,
entendiendo como tal cualquier acción entendiendo como tal cualquier acción
u omisión que ponga en peligro de deterioro, pérdida o destrucción de todos
o algunos de los valores de los bienes que integran el patrimonio documental.
En estos casos habrá de informar a los órganos de gobierno municipales y a las
autoridades competentes para que adopten las medidas oportunas, de acuerdo
con el artículo 7 de la Ley 16/1985 de 25 de junio.
l) El archivero/a podrá proponer o, si es el caso, decidir cualquier medida que
considere necesaria y que no esté prevista en este reglamento, encaminada a mejorar
el cumplimiento y desarrollo de las funciones establecidas para el servicio de archivo.
m) El archivero/a podrá delegar sus funciones total o parcialmente, en
otras personas de manera temporal, por motivo de vacaciones, bajas laborales,
permisos u otras causas.
3. El Ayuntamiento velará por la formación continuada del personal del
archivo, dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la
gestión municipal.
Capítulo II. De la gestión documental
Artículo 9. Gestión documental
La gestión documental es el conjunto de actuaciones y técnicas necesarias
para tratar el documento correctamente desde su creación o recepción hasta su
transferencia, eliminación o conservación en el archivo histórico.
Sección 1.ª Del ingreso de los documentos
Artículo 10. Transferencias
1. Las oficinas municipales remitirán al Archivo Central los expedientes,
libros y documentos generados por ellas a partir del año de haber finalizado su
tramitación, no obstante, las series documentales de muy frecuente consulta en la
propia unidad administrativa productora, la dirección del archivo y el responsable
de dicha unidad podrán acordar su permanencia durante un plazo mayor de
tiempo en el archivo de oficina, ese plazo, salvo excepciones muy justificadas, no
podrá ser superior a quince años.
2. Toda la documentación transferida al Archivo Central deberá ser enviada
en perfecto estado, ordenada y foliada, eliminando previamente duplicados
y fotocopias inútiles, documentación de apoyo informativo y cualquier otra
documentación auxiliar que no sea propia del expediente. Cada transferencia
irá acompañada de la correspondiente hoja de remisión (según modelo del
anexo I), debidamente cumplimentada, en los términos que establece el
artículo 179 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen
Jurídico de las Entidades Locales. Estas hojas serán firmadas por los jefes
de área como responsables de la remisión, y el servicio de archivo hará lo
propio una vez comprobada su veracidad, y corregidos los errores si los
hubiere. Las hojas de remisión son el documento que justifica la asunción por
el servicio de archivo de la responsabilidad en la custodia y conservación de la
documentación recibida.
3. Aquellos expedientes que necesiten para su tramitación la presentación
de varios ejemplares de proyectos técnicos, en el momento de su traslado al
archivo central administrativo se deberá dejar un solo ejemplar, procediendo la
oficina productora a devolver los restantes al peticionario o solicitante, o bien a
su eliminación cuando proceda.
4. Los libros de actas y resoluciones de Alcaldía no podrán transferirse al
Archivo Central sin estar previamente foliados y encuadernados (ROF, arts. 198,
202). Asimismo, cualquier documento en formato libro deberá ser encuadernado
antes de su transferencia.
5. Las transferencias documentales serán obligatorias y deberán realizarse
una vez al año. Para ello el servicio de archivo elaborará anualmente un calendario
de transferencias teniendo en cuenta el período más adecuado de cada área
municipal y en colaboración con los diferentes jefes de área y encargados de los
archivos de oficina
6. El servicio de archivo podrá rechazar las transferencias que no cumplan
los requisitos señalados en el presente reglamento.
7. Todas las transferencias de documentación realizadas quedarán reflejadas
en el correspondiente registro cumplimentado por el archivo.
8. Cuando se hayan elaborado las tablas de valoración de las series
documentales, las transferencias se realizarán de acuerdo con los plazos fijados en
dichas tablas. No deberán transferirse de los archivos de oficina al archivo central
los documentos cuya eliminación corresponda al primero, según establezcan las
tablas de valoración.
9. Los ingresos extraordinarios de documentos al archivo, ya sean
por donación, compra o legado, requerirán acuerdo formal del Pleno del
Ayuntamiento.
10. Los documentos que transcurridos los 30 años son seleccionados por
su valor informativo, histórico y cultural, se conservaran a perpetuidad, en
condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras,
se trasferirán al Archivo Histórico
Sección 2.ª Del tratamiento archivístico
Artículo 11. La documentación recibida en el archivo será objeto de
todas las fases y operaciones que comprende el tratamiento archivístico:
identificación y valoración de series documentales, clasificación, ordenación y
descripción.
Artículo 12. Identificación.
1. Se entiende por identificación el proceso de análisis e investigación a
través del cual se analizan la organización y funciones de la Administración que
produce los documentos, así como las series documentales en que se materializan
tales funciones, como base para su posterior clasificación.
2. Se entiende por serie documental el conjunto de documentos producidos
por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulada
por la misma norma jurídica y/o de procedimiento.
Artículo 13. Clasificación.
1. La clasificación es la labor intelectual que consiste en el establecimiento de
las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo
y en la inserción de las series documentales en la categoría o grupo estructural al
que pertenezcan.
Artículo 14. Ordenación.
Una vez identificadas las series, se establecerá la ordenación de las unidades
documentales que las componen, siendo los criterios cronológicos, alfabéticos o
numéricos que imponga la estructura de las series.
Artículo 15. Valoración.
Se entiende por valoración documental la investigación y análisis de las
series documentales para determinar el valor administrativo, legal, jurídico e
informativo. Por lo tanto, el proceso de valoración establecerá las propuestas
iniciales de los plazos de transferencia, la posible eliminación y el régimen de
acceso a las mismas.
Artículo 16. Descripción.
El archivo procederá a elaborar los instrumentos de referencia y descripción
de las series documentales que crea oportunas, estimando como instrumentos
fundamentales y básicos el registro topográfico y el inventario.
Sección 3.ª De la selección y eliminación documental
Artículo 17. Selección y eliminación.
1. El Archivo elaborará unas normas de selección y expurgo, con el fin de
evitar la proliferación de duplicados, minutas, circulares repetidas, fotocopias y
otros documentos auxiliares en los archivos de las oficinas.
2. La selección de documentos para su eliminación o conservación, se
realizará mediante aprobación de la Comisión de Gobierno, a propuesta del
Sr. Alcalde y tras los informes pertinentes del Secretario de la Corporación,
del Archivero y de los responsables de las oficinas productoras. En cualquier
caso, corresponderá a la Consejería de Cultura de la Comunidad Autónoma
establecer reglamentariamente, en conexión con la Comisión Superior
Calificadora de Documentos Administrativa del Estado, el procedimiento de
determinar los documentos que deban ser o no objeto de expurgo.
3. En tanto no se determine dicho procedimiento, la destrucción de cualquier
documento público custodiado por el Archivo, deberá contar con la previa
autorización de la Consejería de Cultura, Juventud y Deportes
4. En cualquier caso, no se destruirá ningún documento en tanto subsista su
valor probatorio de derechos y obligaciones.
5. La eliminación de cualquier serie documental irá precedida del
levantamiento de la oportuna acta en la que consten, debidamente reflejados,
los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destrucción.
El acta será suscrita por el archivero/a responsable con la conformidad del
alcalde.
6. Así mismo deberá elaborar un registro de eliminación en el que constará
el número de registro de eliminación, la data de resolución de la Consejería de
Cultura, la fecha de ejecución, el tipo de documento o serie documental, los
metros lineales eliminados y el muestreo que se haya realizado.
Artículo 18. Las oficinas y la eliminación.
1. Los funcionarios o empleados de las oficinas municipales estarán obligados
a la custodia de la documentación administrativa sin que puedan proceder a su
destrucción antes del proceso de transferencia salvo lo previsto en el artículo 10
del presente reglamento.
2. En caso de destrucción de documentos sin la debida autorización se
incoarán los expedientes disciplinarios que procedan en virtud de la normativa
vigente en materia de Función Pública, con independencia de las acciones
generadas que pudieran deducirse.
Capítulo III. De la conservación de los documentos
Artículo 19. Instalaciones.
1. El Archivo Histórico del Ayuntamiento Totana está ubicado en la tercera
planta del Ayuntamiento, sito en la C/ Plaza de la Constitución, nº1. Consta
de dos áreas diferenciadas, área de depósito de documentos y área de trabajo
con biblioteca auxiliar. El Archivo Central Administrativo esta ubicado en la
planta sótano del edificio nuevo del Ayuntamiento, sito en la C/ Mayor Sevilla
consta de dos áreas diferenciadas, área de trabajo y área de depósito de
documentos, con capacidad para 6.575 unidades de instalación, con posibilidad
de ampliación.
2. El acceso a los depósitos está reservado exclusivamente al personal del
archivo. En ocasiones excepcionales (visitas concertadas, etc.), se podrá permitir
a los usuarios la entrada a los depósitos en presencia de personal de archivo.
Artículo 20. Del control y estado físico de los documentos.
1. El Ayuntamiento de Totana velará por el adecuado mantenimiento de las
instalaciones de los archivos en todo lo relativo a los sistemas de iluminación,
comunicación ofimática, detección de incendios, equipos mecánicos, antiintrusión
y en todos los demás elementos que permitan un adecuado funcionamiento del
centro.
2. En el archivo se llevará un control sistemático y periódico de las condiciones
ambientales, estado de las instalaciones, del equipamiento en los depósitos y
de los soportes documentales, a fin de detectar las posibles alteraciones, las
invasiones de agentes biológicos y los deterioros que éstas pudieran provocar.
3. En el supuesto de la aparición de agentes biológicos o circunstancias
fisico-ambientales que motiven situaciones de emergencia, deterioro o peligro
inmediato de los documentos se dará cuenta a la jefatura del área, a los efectos
oportunos.
4. Con el fin de garantizar la información contenida en los nuevos soportes,
magnéticos y ópticos, se realizará el control y vigilancia de los mismos, haciendo
copias de seguridad periódicas, según establezcan los técnicos informáticos.
5. En el momento en que se efectúe cualquier ingreso deberá verificarse el
estado físico que presentan los documentos, con el fin de establecer las medidas
destinadas a evitar la propagación, en su caso, de agentes que puedan deteriorar
los fondos custodiados.
Capítulo IV. Del acceso a los documentos y archivos.
Artículo 21. Clasificación de los documentos.
1. Los documentos se clasifican en documentos de libre acceso y documentos
de acceso restringido.
2. Son de libre acceso:
a) Los documentos sujetos en su tramitación al Derecho Administrativo,
siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan
datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado, la averiguación de los
delitos o la intimidad de las personas.
b) Los documentos que, aun conteniendo datos que afecten a la intimidad
de las personas, tengan una antigüedad de cincuenta años sobre la fecha del
documento o de veinticinco, contados a partir de la fecha de la muerte del titular,
si esta fecha es conocida.
3. Son documentos de acceso restringido:
a) Los documentos no sujetos en su tramitación al Derecho Administrativo.
Dentro de este apartado formarían parte los documentos semejantes a los
siguientes:
- Documentos auxiliares de la gestión, como dossieres informativos.
- Correspondencia de la Alcaldía de carácter o contenido político no
administrativo.
- Actas de reuniones de trabajo.
b) Todos los documentos que contengan datos que puedan afectar a la
intimidad de las personas, a la seguridad y defensa del Estado o a la averiguación
de los delitos. Series documentales que pertenecen a este apartado son:
- Expedientes sancionadores.
- Expedientes disciplinarios.
- Exámenes y currículum incluidos en los expedientes de selección de
personal.
- Expedientes personales.
- Partes médicos adjuntados a los justificantes de ausencia.
- Partes de baja.
- Expedientes de Salud Laboral.
- Expedientes de recursos.
- Recibos.
- Padrones de rentas y exacciones.
- Padrón municipal de habitantes.
- Hojas de tomas de datos a efectos estadísticos.
- Expedientes de Quintas.
- Expedientes de solicitudes de ayudas asistenciales.
- Informes sociales.
- Parte de Policía Local.
- Informes de Policía Local cuando aparecen nombres de personas
físicas o jurídicas en relación con un delito o se detalla su situación familiar o
socioeconómica.
- Expedientes de solicitudes de tarjetas de armas.
- Expedientes de denuncias.
Y, en general, todos aquellos documentos de carácter nominativo que
contengan datos pertenecientes a la intimidad de las personas.
c) Todos aquellos documentos de carácter nominativo que no contengan
datos pertenecientes a la intimidad de las personas. Pertenecen a este grupo
series documentales tales como:
- Expedientes de solicitud de licencia de obra.
- Expedientes de solicitud de apertura.
Artículo 22. Acceso a los documentos.
1. Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos
conservados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 35.h y 37 de la Ley
30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y Procedimiento Administrativo Común.
2. El acceso a los documentos contemplados en el artículo 21.3 a) de este
Reglamento queda reservado a las oficinas, funcionarios o miembros de la
Corporación para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar
directamente en el ámbito de sus competencias.
3. El acceso a los documentos contemplados en el artículo 21.3 b) queda
reservado a los titulares de los mismos y a las oficinas, funcionarios o miembros
de la Corporación que, o bien intervinieron en su tramitación, o bien tengan
competencia directa en la materia que tratan dichos documentos. Si se trata
de miembros de la Corporación, las únicas limitaciones de acceso serán las que
establezca la legislación vigente.
4. El derecho de acceso a los documentos contemplados en el artículo 21.3
c) podrá ser ejercido, además de por el titular, por terceros que acrediten interés
legítimo y directo.
El acceso a estos documentos será libre para las oficinas municipales,
funcionarios y miembros de la Corporación, siempre y cuando lo hagan en el
ejercicio de sus competencias.
El acceso a estos documentos podrá ser denegado de acuerdo con el artículo
37.4 de la Ley 30/1992.
5. Se considera que tienen interés legítimo y directo en la consulta de
los expedientes de solicitud de licencia de obra o de apertura las siguientes
personas:
- Propietarios actuales.
- Inquilinos o arrendatarios.
- Presidentes de comunidad de vecinos.
- Propietarios de edificios o comercios colindantes.
- Técnicos que actúen en nombre de la propiedad o de los mencionadas
anteriormente.
6. En todos los procedimientos que se contemplan en los artículos 23, 24, 25
y 26 de este reglamento. La denegación del acceso a los documentos se hará por
resolución motivada de la Comisión de Gobierno Municipal.
7. El servicio de archivo atenderá las consultas dentro del horario de atención
al público establecido para todas las oficinas municipales. Fuera de ese horario no
se podrá acceder ni utilizar sus instalaciones, salvo causas de fuerza mayor y en
presencia del personal del archivo.
Artículo 23. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de
los ciudadanos.
1. El acceso se realizará mediante presentación en el registro general del
Ayuntamiento de una solicitud en la que se describa el documento que se desea
consultar o la información que se precise. La oficina responsable de la tramitación
de dicho documento será la encargada de solicitar al servicio de archivo la
documentación pertinente para facilitar al ciudadano la información solicitada.
2. Para consultar un documento de carácter nominativo no siendo titular del
mismo, deberá adjuntarse a la solicitud un documento acreditativo del interés
legítimo en la consulta.
Artículo 24. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de
los investigadores.
1. De acuerdo con la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, cuando los
solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o
cultural relevante podrán realizar petición específica sobre la materia objeto de
investigación.
2. Los investigadores tendrá acceso a todos los documentos que se
conserven en el archivo, con el fin de completar investigaciones cuantitativas
en las que no vaya hacerse mención de los datos cualitativos de las personas
afectadas, y previo compromiso por escrito de que se garantizará debidamente la
intimidad de las personas.
3. No obstante, de los documentos de acceso restringido no se facilitarán
copias.
4. Para la obtención de copias deberán cumplimentar el recibo correspondiente
y pagar la tasa estipulada para ello.
5. Condiciones de la consulta:
a) La documentación será consultada en la sala habilitada al efecto, que
estará abierta al público en general.
b) No se permitirá la entrada de investigadores y usuarios al depósito de
documentos.
c) La solicitud de la documentación se hará por medio de hojas de solicitud
de consulta (anexo III), cuyos datos deberá rellenar el investigador y suscribirlos
con su firma.
d) El usuario facilitará cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la
confección de ficheros de investigadores, temas estudiados, etc.
6. Los investigadores autorizados y usuarios en general estarán obligados
a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo. Asimismo,
deberán entregar copia del trabajo realizado, que pasará a formar parte del fondo
bibliográfico del archivo.
7. El acceso podrá ser denegado según lo dispuesto en el artículo 37.4 de la
Ley 30/1992.
Artículo 25. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de
los miembros de la Corporación.
1. El acceso a los documentos por parte de los miembros de la Corporación
está regulado por los artículos 14, 15 y 16 del Reglamento de Organización y
Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.
2. Los concejales pueden acceder a los documentos por medio de la consulta
directa en el propio archivo o utilizando el sistema de préstamo. En este caso,
sólo tendrán que cumplimentar el impreso en hoja de préstamo.
Artículo 26. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de
las oficinas municipales.
26.1. Consulta
1. La consulta de documentos por parte de las distintas unidades
administrativas se regirá por el procedimiento establecido en las normas de
acceso que se elaboren al respecto.
2. De todas las consultas realizadas quedará constancia en el archivo
mediante la hoja de solicitud de consulta.
3. Todas las consultas quedarán registradas en el correspondiente registro de
consultas que se llevará en el archivo general administrativo.
26.2. Préstamo.
1. Los documentos del archivo sólo podrán ser prestados a los servicios
administrativos municipales y a los miembros de la Corporación en los términos
establecidos en los artículos 14, 15 y 16 del Reglamento de Organización,
Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.
2. El procedimiento de préstamo será mediante la cumplimentación de
una hoja de solicitud de préstamo (anexo II), en la que quede identificado el
solicitante, la unidad administrativa a la que pertenece, el documento requerido
con su signatura de localización y la fecha de solicitud. Esta petición quedará
validada con la firma del interesado.
3. La formalización del préstamo será efectiva con la entrega del documento
solicitado y con la devolución de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por
el archivero/ a, o persona en quien delegue.
4. En todo caso, en una misma hoja sólo podrá ser solicitado un único
documento sea simple o compuesto (expediente o registro), por lo que se
deberán cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos. La búsqueda
de información en los documentos solicitados será realizada por los peticionarios
o interesados, no por el personal de archivo.
5. No se dejará en préstamo documentos separados de la unidad documental
de que formen parte.
6. Cuando una oficina quiera solicitar el préstamo o consultar documentación
de acceso restringido generado por otra unidad administrativa, necesitará la
autorización por escrito del jefe de servicio que la ha transferido.
7. Los documentos prestados deberán devolverse al archivo en el plazo
máximo de tres meses y en perfecto estado. Solo en casos excepcionales podrá
ampliarse este plazo, previa petición razonada al archivo.
8. La responsabilidad en la custodia de los documentos en préstamo,
mientras permanezcan fuera del archivo, corresponde a los peticionarios. Una
vez devueltos se deberá firmar el apartado de “Devolución” de la hoja de solicitud
de préstamo, tanto por el peticionario como por el archivero, o persona en quien
delegue. A partir de ese momento de nuevo el servicio de archivo asume su
custodia y conservación.
9. Anualmente el archivero/a informará al Ayuntamiento pleno correspondiente
sobre las infracciones realizadas en este sentido para que se adopten las medidas
que se consideren oportunas contra el responsable.
10. Los expedientes, libros o documentos custodiados en el Archivo Municipal
no podrán salir de las dependencias municipales, salvo en lo siguientes casos:
a) Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia.
b) Cuando se acuerde su reproducción a través de microformas, disco óptico
o cualquier otro sistema convenido.
c) Para ser encuadernados cuando el formato del documento lo requiera.
d) Para ser sometidos a procesos de restauración.
e) Para la realización de exposiciones.
En todos los casos se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la
seguridad y la adecuada conservación de los documentos, así como el reintegro
de los mismos.
11. De todo documento original remitido a los tribunales de justicia o a un
organismo público se dejará fotocopia o copia autorizada en el archivo, según lo
dispuesto en el artículo 171.2 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y
Régimen Jurídico de las Entidades Locales.
12. El servicio de archivo podrá adoptar las medidas que considere precisas
para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia
en la conservación de la documentación prestada. Y si es el caso, podrá
denegar la salida temporal de documentación del archivo, con la autorización
de la Concejalía Delegada de Presidencia. La unidad administrativa solicitante
podrá optar, entonces, por consultar la documentación directamente en las
dependencias del archivo.
13. Todos los préstamos quedarán registrados en el correspondiente registro
de préstamos que se llevará en el archivo general administrativo.
Artículo 27. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de
otras administraciones.
El acceso a los documentos municipales por parte de otras Administraciones
está regulado por el artículo 4.2 de la Ley 30/1992.
1. No obstante, para acceder a los fondos clasificados como restringidos
deberá presentarse en el archivo documento de solicitud firmado por el
responsable del departamento que formule la consulta.
2. En lo relativo a la consulta de datos sujetos al secreto estadístico se estará
a lo regulado en el artículo 15 de la Ley 17/1989, de 9 de mayo, de la Función
Estadística Pública.
Artículo 28. Información y difusión.
El archivo se halla igualmente al servicio de la investigación y la cultura, por
lo que deberán promoverse actividades divulgativas y pedagógicas que den a
conocer a vecinos y escolares el patrimonio de su municipio.
Asimismo, el Ayuntamiento debe promover la publicación de instrumentos de
información y descripción de los fondos documentales del archivo.
Artículo 29. Calidad
El Archivo redactará un Plan de Calidad y su consiguiente Carta Servicios, a
través de la que se establecerán compromisos con los diferentes de usuarios, con
una triple finalidad:
- Consolidar las mejoras
- Introducir nuevos objetivos
- El compromiso de medir su grado de cumplimiento
Estos compromisos se centrarán básicamente, a su vez, en tres vertientes:
- consulta
- reproducción
- difusión
Este plan de Calidad requerirá la elaboración de un plan de actuación,
que conste de un catálogo que identifique los servicios que ofrece el Archivo,
el establecimiento de un estándar de calidad medible y evaluable, la difusión
del compromiso asumido mediante su formalización en una Carta de Servicios,
la disposición de un procedimiento para atender las quejas y sugerencias, la
formación de todo el personal del Archivo y la renovación y evaluación periódica
del Plan de Calidad.
Artículo 30. Relaciones Externas
Se podrán externalizar algunos servicios, siempre que se haga con
responsabilidad y reservándose para el archivo el control, dirección y supervisión
del servicio externalizado. Como, sería el caso, de la contratación en cualquiera
de las modalidades establecidas por el Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16
de junio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos de
las Administraciones Públicas, servicios, como por ejemplo, publicaciones,
digitalización y microfilmación, algunas actividades culturales (exposiciones,
itinerarios), la desinfección y desinsectación, la restauración de documentos, etc.
Además se podrán realizar convenios con otros organismos como
universidades y otros centros de enseñanza para la realización de prácticas
profesionales, siempre según necesidades del Archivo. Por último se podrán
realizar acuerdos con otros archivos o instituciones culturales-educativas, públicas
o privadas al objeto de la realización de exposiciones, jornadas, publicaciones...
Disposiciones finales
Primera
1. Se autoriza a la Alcaldía para dictar cuantas disposiciones sean precisas
para el desarrollo de este reglamento.
2. El archivo Municipal podrá elaborar instrucciones para la aclaración,
desarrollo o interpretación de este reglamento.
Segunda
1. El presente reglamento será de obligado cumplimiento por todo el personal
del Ayuntamiento en la medida de sus funciones y actividades.
2. Para lo no establecido en el presente articulado regirá lo dispuesto en la
legislación vigente.
Tercera
Este reglamento entrará en vigor a los quince días de su publicación en el
Boletín Oficial de la Región de Murcia.
Lo que se hace público para general conocimiento.
Totana, a de de 2008.
Fdo:
Plaza Constitución, 1, 30850 Telef: 968 418 151 - Fax: 968 418 171